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Email是公共的
电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有50个乃至更多的备份。事实上没办法确定这些备份中的某一个会一直保留下去，被转发，或者被某人有意或无意地读到。Email和传真甚至可以被用作法庭上的证据。如果你所说的话是消极的，或者可能被错误的采纳，可以考虑删除掉，或者重新组织语言。如果必须这么说，考虑使用电话或者面谈来传递你的信息。
如果你用老板的电脑发送Email，这封Email就成为他的“财产”，他有权截留和阅读，所以小心你所写的内容。正如任何书面的沟通一样，我们永远无法保证对方肯定会看到它。尤其是传真和Email，你应当确认对方阅读了你的信。
一个好的规则是：不要写任何你不想让你的老板，或者你的家人看到的，或者你不想出现在报纸上的信息。
注意你的语气
如果我们不加小心的话，电子沟通的非个人化、迅速的特点可能会使我们在无意识中显得比较鲁莽。人们不能借助于肢体语言和声音的语气语调来判断我们的信息的强度和我们的想法，因此有可能会采用消极的反应。
简短的句子，缺乏客套，简洁的愿望，都会使我们的电子沟通看起来过于简略。一个简洁直接的信息可能因简单而被忽略；幽默可能完全没有效果。
要确保这种情形不会发生在你身上，你应当想像一下对方收到你的信息后会如何反应。
如果你正在生气，千万别发传真或Email；如果你感到非这么做不可，那么你可以先写好，但至少等一天后再发出去，到时候你可能已经冷静下来了。
要特别注意用得体的、友好的、谦恭的语气。记住你的日常用语“请”和“谢谢你”。
不要信马由缰
过去几年里，出现了大量关于Email的“协议”。比如，全部使用大写字母（除非是缩写标题）被认为是大喊大叫。这样做是很无礼的，因为全是大写字母比常用的小写字母更难于辨认，最好要避免这些。
一些由标点符号构成的“可爱”的小标记被称为表情标记，还有一些缩写字母（比如BCNU表示“看着你”，BTW表示“随便说”）等等，这些最好尽量避免，因为并不是每个人都知道它们，或喜欢它们。
简洁
大多数对各种书面沟通的抱怨都是“太长了”，“而且绕来绕去没说到点子上”。
虽然Email和传真不是书信，称谓（亲爱的约翰，你好苏，或者哪怕是名字后面加一个逗号）以及结束语（此致敬礼，感谢你的帮助，祝好）都使你的信息显得更友好。
除非是私人信件，否则尽量把Email的长度控制在一个屏幕内，如果是传真的话不要超过一页。如果太长，人们很可能只大概看一下，或者根本不看。简洁，但不要生硬，也不要含含糊糊，读者可能不清楚你在谈什么。
要在生动和趣味上花心思，而不要写得冗长而单调。
清楚明白
有些人每天要收50—100封Email，所以在主题栏内填写一个标题将有助于收信人决定优先收看权。我们的主题栏越具体，收信人就越容易准确地判断其内容是什么。不要使用同样的措辞作为你的信息的开头，否则你会冒着收信人感到被骚扰的风险。
用简单的话把你想让收信人了解或去做的事情放在头三行。接着阐释原因。你是否有问题要问或者需要索取一些信息呢？也放在前三行。是否有一个你想让收信人清楚的时间或最后期限呢？放在前三行。你是否要提供一些信息、建议或指导呢？放在前三行。你是否要提供一个机会或邀请呢？还是要放在前三行。把你最重要的信息放在开头，这样可以防止收信人没有时间读完全部内容而错过。
如果你有不止一个题目的Email需要发送，可以把每个题目单独发送一封Email，这样使收信人更方便地区分轻重缓急并归类。
如果Email或者传真不止发送给一个人，一定要写清楚：谁，需要做什么，在什么时间。可以采用这样的方式：群发给需要负责做某事情的人，抄送给仅仅需要了解信息的人。
第七部分书面沟通进行成功沟通
正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：
每段大约6行。
段落之间空1行。
使用数字序号。
使用小标题把更长的信息分开。
关键部分要标示出来。
留出一些空白。
这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。
有吸引力
清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：
确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。
使用第二人称——用“你”这个称谓。
哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。
迅速
除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。
如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。
整理清楚
传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email
把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）
把准备日后查阅或记录的传真把你想以后查阅的信息归为一类
归为一类把那些你准备以后处理或回复的
按需要尽早回复悬而未决的传真邮件打印出来或放在电脑文件夹里
立即回复其余的传真立即回复其余的邮件
定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间
为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要用这样的方式浪费人们的时间。
你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？
盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）
附件
你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？
虽然很容易发送，附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前，先想想收件人为何应当对它产生兴趣。如果你还是决定发送，在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样，收件人就可以做出明智的决定是不是要打开它。
核对你发送的所有信息
电子沟通的速度很容易使人天马行空，不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样，我们也应当核对我们的邮件和传真。
在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。
如果你每天都挂在因特网或局域网上，不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的，比如，它可能耽误你准备做的更重要的工作。
附录6如何评判心理程序测验
要想知道你属于哪一种类型，以及你需要在哪方面更多的实践，然后把每一栏中你的标记累加起来。标记越多，说明你这方面的倾向更多。
8个或更多的标记说明你使用这一模式的愿望非常强烈，4个或更少的标记则说明你使用这一模式的愿望不强。
视觉型右上角这一栏显示你倾向于使用视觉型信息进行沟通，你是一个视觉型的人。
听觉型右下角这一栏显示你倾向于使用听觉型信息进行沟通，你是一个听觉型的人。
动感型左上角这一栏显示你倾向于使用动感型信息进行沟通，你是一个感觉型的人。
逻辑型左下角这一栏显示你倾向于使用逻辑型信息进行沟通，你是一个逻辑型的人。
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书籍名称：怎样说话才打动人 作者：克里斯·科尔
本书籍由网友“Annky”上传 日期：2011/6/5 15：12：23
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